Quando la formazione incontra l’entertainment

di Barbara Baudissard

Spesso mi viene posta una domanda: vi occupate anche di organizzazione convention, vi occupate di intrattenimento? A risposte impulsive che qualche anno fa mi avrebbero fatto rispondere di no, ora si é sostituita una risposta ricorrente, DIPENDE. Ovvero è sempre più evidente che i momenti di convention aziendale siano delle straordinarie occasioni per fare il punto della situazione ed é sempre più vero che sono anche eventi a cui, a differenza della formazione, si dedicano budget che consentono di fare non solo cose intelligenti, ma anche BELLE E COMPLESSE dal punto di vista organizzativo. La convention diventa così l’occasione per fare il punto sulla propria CULTURA ORGANIZZATIVA.
Vera sta affiancando le aziende per costruire il design della convention con gli occhi di un “consulente culturale” e co-costruisce gli speech delle key people in modo che possano essere congruenti ai messaggi che si vuole lanciare: COERENZA, CONGRUENZA sono al primo posto. Ogni azienda i suoi e con il proprio stile. Perché nel momento in cui l’AD/titolare si occupa della mission e della vision, é assolutamente necessario che il suo primo riporto si occupi di Valori e della loro declinazione in Comportamenti Organizzativi. Questa sinergia garantisce alle persone che vi partecipano di iniziare ad attivare un migliore processo comunicativo e una migliore collaborazione: la matassa inizia a dipanarsi.
Una volta definita la cornice di riferimento occorre poi cercare di comprendere, rispetto al dichiarato negli speech su quale leva lavorare per tutto il tempo della convention perché ritenuta al momento maggiormente strategica e quindi tutta la parte di “entertainment” viene costruito con quella finalità: ed é qui che il formatore esperienziale da il meglio sé 🙂
Nel momento in cui il nostro compito diventa dare un SENSO a ciò che si fa, ogni elemento, dalle luci all’allestimento delle sale; dal titolo al save the date, dal programma al welcome nelle stanze viene veicolato per rafforzare i messaggi dichiarati sul palco.
Tutto l’expertise maturato nel mondo del lusso ci fa propendere per un’attenzione spasmodica nei dettagli convinti che la “convention experience” sia fatta anche di piccole grandi cose.

1). Coerenza negli speech sul palcoscenico delle key people: messaggi da dare, modalità complementare anche di stare sul palco. L’organizzazione della convention come momento strategico per ripensare agli elementi di sistema della propria organizzazione (troppo spesso bistrattati da impellenti urgenze quotidiane). Come momento in cui si elaborano i progetti e i propositi per porre le basi della Cultura della propria azienda. Spesso sono necessari interventi di coaching sistemico all’executive board, altre volte sono necessari incontri di coaching personali per definire meglio le linee guida dell’intervento, altre volte veri e propri minicorsi di public speaking per facilitare il successo nello speech (non sempre parlare davanti alla propria organizzazione risulta facile e scontato)

2). Definizione dei temi chiave e naming della convention sulla base degli speech strategici. Già il save the date e la sua elaborazione grafica devono rispecchiare lo stile e i contenuti dell’evento. Creazione dell’immagine coordinata per dare coerenza comunicativa anche nei fatti: lay out, allestimenti, … Garantiti dalla direzione da parte nostra del gruppo organizzatore con persone esperte in processi formativi, ma anche esperte in organizzazione di eventi e comunicazione multimediale e costanti riunioni di allineamento.

3). Contenuti specifici dell’intervento più propriamente attivante che cambia nella sua natura a seconda delle esigenze dell’azienda stessa in quel momento: di natura più emozionale e motivante con attività outdoor nel caso in cui l’azienda abbia bisogno di stimolare questi elementi; più raccolto e riflessivo nel momento in cui l’azienda deve riflettere sulla propria competenza specifica.

Il corretto dosaggio di fun e riflessione é l’elemento vincente: le persone, così come insegna tutto il filone degli studi sul marketing esperienziale, hanno bisogno per poter vivere un’esperienza completa di essere sollecitati da alcuni fondamentali punti vista: il think, il feel, l’act e il relate. Se anche nell’organizzazione di una convention riusciamo ad attivare questo giusto mix il successo é garantito. Se il peso grava su uno di questi elementi a discapito degli altri, nel percepito dei partecipanti ci sarà qualche cosa di non digerito e la soddisfazione non sarà piena e completa. Quindi giornate che vedono la compresenza di cose intelligenti (sviluppare un caso, elaborare un progetto, brain storming creativi a supporto della strategia definita dall’AD), ma nello stesso tempo momento di puro fun in cui l’edrenalina può scorrere e de-stressare, dove la memoria emotiva é quella da colpire con suoni, sensazioni, emozioni coinvolgenti.
Il tutto ovviamente vissuto e progettato in dimensione gruppale, dove io individuo posso dare il mio contributo personale alla riuscita del gruppo di appartenenza; spesso sotto forma di competizione. Le persone che poi seguiranno nell’esperienza i partecipanti sono tutti formatori e consulenti di risorse umane che hanno sì lo scopo di far divertire e mantenere ferma la costruzione dei game, ma anche di motivare e attivare i gruppi e saperne leggere le difficoltà e i punti di stallo per poterli supportare al massimo. Consulenti che poi sono in grado anche di generare un debriefing sull’esperienza di natura strutturata e che possa poi servire all’azienda per procedere con altri progetti operativi…