Come scrivere mail vincenti? Ecco i consigli di V.E.R.A Consulting

Ogni giorno vengono spedite circa 250 miliardi di mail

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Lo sapevate che ogni giorno vengono spedite circa 250 miliardi di mail! Il 90% dei messaggi arriva a destinazione praticamente in tempo reale alla spedizione direttamente sulla scrivania dell’interessato. Oltre il 72% delle mail ricevute non vengono però nemmeno aperte. L’immaterialità del mezzo abbassa l’attenzione di chi scrive, e questo può creare dei problemi a chi le usa abitualmente per lavoro. Il costo pari a zero delle mail le ha rese così in uso, ma, di fatto, non tenere in mano una vera e propria busta/lettera però abbassa di gran lunga l’attenzione su di esse e questo ha mandato in fumo qualche carriera…
Allora come far sì che la mail che inviamo venga letta? Ma soprattutto come evitare le grinfie di un cestino o peggio ancora del “purgatorio” Spam? Proviamo quindi a seguire alcune regole, consigliate da V.E.R.A. consulting, per costruire una tattica vincente d’invio.

1) L’oggetto della mail è la tua esca.

– Vuoi che la tua email venga almeno aperta?

– Vuoi evitare che finisca preda dei filtri anti-spam?

Allora, prima ancora di scrivere il testo va dedicata massima attenzione all’oggetto. Esso è, infatti, un dettaglio che solo apparentemente può sembrare trascurabile, ma che in realtà da la prima chiave di accesso e stimola la curiosità necessaria che conduce alla lettura. L’oggetto efficace è una cura in più verso il destinatario. Da possibilità di archiviare l’email e farla ritrovare con semplicità. Deve essere breve, esplicito, preciso, ma anche accattivante e intuitivo.

2) Una volta trovato il giusto punto di partenza, occupiamoci del testo. Di seguito alcuni segreti per scrivere l’email giusta in situazioni “critiche”. Hai una mole di lavoro non indifferente e devi chiedere aiuto a un collega:

– Incuriosisci nell’oggetto

– Usa un approccio diretto e riscalda la mail con gli emoticon

– Non imbonire con complimenti e non cadere in atteggiamenti pietosi

– Chiudi lanciando una proposta che induca a rispondere:

Oggetto: help me

Ciao Barbara, temo che non riuscirò a chiudere la relazione che mi ha chiesto il capo entro venerdì. A meno che tu non abbia voglia di darmi una mano. Ti va un caffè cosi ne parliamo? Grazie, Sara.

È ora di proporti al capo per una promozione:

– L’oggetto deve colpirlo, puoi usare un po’ d’ironia, sorpassare le regole a volte aiuta per farsi notare

– Non scendere troppo nei dettagli, conviene dare il meglio di persona

Oggetto: Toc toc/Proposta

Egregio Dott. Rossi, mi piacerebbe incontrarla per raccontarle dei miei recenti aggiornamenti professionali. Credo di aver acquisito nuove abilità che potrebbero migliorare il mio ruolo in azienda. Le auguro una buona giornata, Anna

Vuoi inviare il tuo CV a un’Azienda e fissare un colloquio

– Non deve sembrare una mail inviata a cascata, dimostrando di conoscere l’azienda si aumenteranno le possibilità di venire selezionati almeno per un colloquio conoscitivo

– Anticipare il best del CV, strutturando la mail per punti

Oggetto: Proposta colloquio

Gentile Dott.ssa Bianchi, mi permetto di inviarle il mio CV perché credo di avere le giuste competenze e capacità per lavorare per voi. Dal vostro sito ho appreso che avete aperto una sede in Svezia, dove ho svolto uno stage per un azienda del vostro stesso settore. Mi sono laureata in… Al momento ho un contratto per… Spero di poterla incontrare per raccontarle meglio le mie esperienze.

Cordialmente, Paola Setti.

 Hai litigato con un collega e vuoi fare il primo passo per chiarire:

– Nell’oggetto fai capire che vuoi fare pace

– Evita di riprendere la discussione, l’obiettivo è incontrarsi

– Abbonda con gli emoticon

Oggetto: Riparliamone

Cara Patrizia, mi spiace per quello che è successi ieri. Abbiamo sempre lavorato bene. Se ti va, ne parliamo con tranquillità, con un gelato e quattro passi al parco qui sotto. Fammi sapere, Rita.

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3 commenti

 
  1. # roberto1

    Sono socio di un’azienda che lavora in ambito internazionale: sinceramente sconsiglio l’utilizzo di emoticons e/o oggetti del tipo “toc toc” sia verso colleghi e sia verso superiori,poiche’ poco professionali e molto approssimative. Consiglierei insomma di rivedere le proposte fatte.

  2. # samira

    Non credo che il consiglio sia quello di mandare delle emoticons per mail ufficiali e/o informali, ognuno sa in che ambito sia più opportuno inserire l’elemento “sdrammatizzatore”! Toc toc nell’oggetto credo sia diverso, lo userò ! 🙂

  3. # Ada Morelli

    Per mail ufficiali non si usano né emoticons né frasi tipo -toc toc-

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